Аўтаматызацыя бізнес-працэсаў: BPM-сістэма

Аўтаматызацыя бізнэс-працэсаў пачынаецца тамака, дзе кампанія перастае трымаць парадак працы ў галаве аднаго чалавека. Узгадненне дагавора, наём супрацоўніка, заяўка на закупку, вяртанне тавару - гэта не разавыя дзеянні, а паўтаральныя ланцужкі крокаў з адказнымі і тэрмінамі. Пакуль іх няма на паперы і ў сістэме, кожны раз усё ідзе па-рознаму: хтосьці забыўся этап, хтосьці не атрымаў узгадненне, а калі ключавы мэнэджар у адпачынку - працэс устае. BPM-сістэма ператварае такія ланцужкі ў кіраваны сцэнар, які запускаецца аднолькава і не залежыць ад памяці канкрэтнага супрацоўніка.

Чаму працэс «у галаве» ламаецца

Бізнес-працэс - гэта паслядоўнасць крокаў, якая прыводзіць да выніку: ад заяўкі на закупку да аплачанага рахунку, ад новага кліента да падпісанай дамовы. Праблема ў тым, што ў большасці кампаній Узбекістана гэты парадак жыве ў перапісцы, у Excel і ў вусных дамоўленасцях. Крокі прапускаюць, узгадненне захрасае ў кіраўніка на тыдзень, а адказны мяняецца — і ніхто не разумее, на кім зараз задача. Чым больш людзей і кропак, тым часцей працэс рассыпаецца: дакумент пайшоў на аплату без візы, тавар адгрузілі без праверкі астатку, новага супрацоўніка аформілі, але забылі выдаць доступ. Кожны такі збой - гэта страчаны час, грошы і нервы, хоць самі крокі даўно вядомыя і паўтараюцца з разу ў раз.

Што дае BPM у Taska

У Taska бізнес-працэсы – гэта асобны модуль з рухавіком працэсаў, а не проста спіс задач. Вы адзін раз апісваеце паўторны сцэнар як шаблон: напрыклад, «Узгадненне дамовы» з крокамі «падрыхтоўка - праверка юрыстам - узгадненне кіраўніком - подпіс - перадача ў бухгалтэрыю». Далей сістэма вядзе кожны запуск сама: на кожным кроку аўтаматычна ствараецца задача патрэбнаму адказнаму, а наступны крок не стартуе, пакуль не зачынены папярэдні. Узгадненні і ўмовы ўбудаваныя прама ў працэс - калі сума закупкі вышэй ліміту, заяўка сыходзіць на дадатковае зацвярджэнне дырэктару, калі ніжэй - праходзіць аўтаматычна. Трыгеры па падзеях звязваюць працэсы з рэальнай працай: здзелка перайшла ў статус "выйграная" - запускаецца працэс афармлення і адгрузкі; задача пратэрмінаваная - сыходзіць апавяшчэнне кіраўніку.

• Шаблоны паўтаральных працэсаў: узгадненне дамовы, наём супрацоўніка, заяўка на закуп, зварот - апісваеце адзін раз, запускаеце па кнопцы.
• Аўтаматычныя задачы і адказныя па кроках: на кожным этапе сістэма сама ставіць задачу патрэбнаму чалавеку, наступны крок не стартуе без зачынення папярэдняга.
• Узгадненні і ўмовы: візы кіраўніка, галінавання па суме або тыпе заяўкі, аўта-эскалацыя, калі ўзгадненне завісла.
• Трыгеры па падзеях: працэс запускаецца ад падзеі ў пагадненні ці задачы - выйграная здзелка, новы кліент, пратэрмінаваны тэрмін.
• Кантроль тэрмінаў этапаў: у кожнага кроку свой дэдлайн, відаць, дзе працэс затрымаўся і на кім, а не "дзесьці ў перапісцы".

Чым гэта адрозніваецца ад звычайных задач

Тыповая задача - аднаразовы заказ: «патэлефанаваць кліенту», «аплаціць рахунак». Гэта задаецца чалавекам, і ён памятае пра гэта і што рабіць далей. Працэс BPM адрозніваецца тым, што ў сістэму закладзена логіка: парадак крокаў, хто за што адказвае, пры якіх умовах што адбываецца і ў якія тэрміны. Супрацоўніку не трэба трымаць у галаве ўвесь ланцужок і вырашаць, каго перадаць далей - ён проста закрывае сваю прыступку, і сістэма сама стварае наступнае заданне для наступнага адказнага. Калі заўтра менеджэр звольніцца або сыдзе ў адпачынак, працэс не зламаецца: ён пойдзе па тым жа сцэнары, таму што правілы жывуць у Таске, а не ў чыёйсьці памяці. Гэта пераход ад ручнога кіравання да кіраванага ходу работы.

Для каго і як укараняем

Аўтаматызацыя бізнес-працэсаў патрэбна там, дзе ёсць паўтаральныя ланцужкі з некалькімі ўдзельнікамі і ўзгадненнямі: гандаль і аптовы гандаль з заяўкамі і зваротамі, вытворчасць з прыёмкай і кантролем якасці, сэрвісы з этапамі рэалізацыі праекта, кампаніі з філіяламі, дзе важна, каб яны працавалі аднолькава ва ўсіх кропках. Мы рэалізуем працэсы «пад ключ»: аналізуем, як на самой справе працуе праца ў вашай кампаніі, апісваем ключавыя працэсы ў выглядзе шаблонаў, наладжваем этапы, абавязкі, узгадненні і трыгеры для вашага аддзела, навучаем каманду рускай мове. Мы запускаем працоўнае ядро ​​праз 14 дзён, а потым працэсы можна мадыфікаваць і дадаваць па меры іх росту - без праграміста для кожнай змены.

Гатовы навесці парадак у працэсах

Taska - гэта CRM, ERP і дыспетчар задач у адной сістэме для бізнесу ва Узбекістане, дзе бізнес-працэсы сапраўды аўтаматызаваны: шаблоны ўзгаднення, аўтазадачы па кроках, умовы і трыгеры для транзакцый і падзей задач, кантроль часу кожнага этапу. Мы не выдаем пустую скрынку, а апісваем і наладжваем працэсы для вашай кампаніі і запускаем працоўнае ядро ​​праз 14 дзён. Пакіньце заяўку на бясплатную кансультацыю - мы прааналізуем вашыя працэсы і пакажам, як ператварыць іх у кіраваны паток без збояў і страт.